Những phần mềm check out/check in khách sạn đáng dùng nhất

Hiện nay tại các khách sạn, nhà nghỉ, resort,… đã và đang sử dụng một cách rất phổ biến các phần mềm check out/check in khách sạn để thuận tiện cho việc quản lý cũng như giám sát hoạt động ra vào của du khách.

Vậy những phần mềm đó như thế nào? Có các tính năng ra sao? Cách sử dụng có khó không? Hãy cùng BeeHotel đi tìm hiểu chi tiết về các phần mềm check out/check in khách sạn tốt nhất, nên dùng nhất hiện nay nhé !

Check out/check in khách sạn là gì?

Nếu như check in hotel được thực hiện khi khách bắt đầu tới khách sạn thì check out là quá trình thực hiện các thủ tục khi khách hàng rời đi. Lúc này lễ tân sẽ thực hiện thanh toán, xác nhận để khách có thể trả phòng và rời khỏi. 

check out/check in khách sạn

Thủ tục check out/check in hotel thường cũng được thực hiện khá đơn giản và nhanh chóng và đây cũng là bước cuối cùng khi khách rời khỏi vì vậy cần lưu ý để tạo được ấn tượng tốt, thiện cảm của khách hàng từ đó giữ chân họ trong những lần đến tiếp theo.

Quy trình check-in khách sạn

  • Bước 1: Chào khách bằng nụ cười thân thiện, tiếp nhận thông tin từ khách.
  • Bước 2: Nhân viên lễ tân hỏi xem khách đã đặt phòng trước chưa. Nếu chưa, cần hỏi nhu cầu, tư vấn khách dựa vào tình trạng phòng thực tế tại khách sạn để sắp xếp phù hợp.
  • Bước 3: Thông báo về loại phòng khách ở, giá, khuyến mãi, phương thức thanh toán và các dịch vụ kèm theo.
  • Bước 4: Khi khách đồng ý, thông báo cho bộ phận liên quan để chuẩn bị phòng đón khách.
  • Bước 5: Xin thông tin cá nhân, mượn giấy tờ tùy thân để làm thủ tục check-in phòng. Yêu cầu khách ký xác nhận đặt phòng.
  • Bước 6: Giới thiệu sơ lược về địa điểm du lịch, dịch vụ xung quanh nếu khách yêu cầu.
  • Bước 7: Lễ tân cần hỏi khách có yêu cầu gì đặc biệt không?
  • Bước 8: Giao chìa khóa phòng cho khách
  • Bước 9: Chào tạm biệt khách, chúc khách có kỳ nghỉ vui vẻ. Thông báo cho bellman mang hành lý và dẫn khách lên nhận phòng.
  • Bước 10: Cập nhật hồ sơ của khách lưu trú vào hệ thống khách sạn theo quy định.

check out/check in khách sạn

Các thủ tục check out khách sạn được diễn ra như sau:

  • Bước 1: Nhân viên lễ tân mỉm cười chào khách. Sau đó, lắng nghe chia sẻ từ khách hàng và hỏi khách có hài lòng về dịch vụ của khách sạn hay không. Trước khi thanh toán, nhân viên khách sạn sẽ kiểm tra tất cả các dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng trong suốt thời gian lưu trú tại khách sạn.
  • Bước 2: Nhân viên lễ tân nhận lại chìa khóa từ khách hàng, check số phòng và báo cho nhân viên chuyên trách kiểm tra lại phòng.
  • Bước 3: Tiến hành kiểm tra thông tin trên hệ thống để tổng hợp lại các dịch vụ trả phí mà khách hàng đã sử dụng.
  • Bước 4: Nhân viên chuyên trách (nhân viên bộ phận buồng) kiểm tra tình trạng phòng, số lượng và loại đồ uống khách đã dùng ở minibar và báo cho nhân viên lễ tân để đối chiếu với khách. Khách hàng cần hiểu rõ những quy định về check out của khách sạn để tránh những trường hợp rủi ro.
  • Bước 5: Nhân viên lễ tân lập hóa đơn, in ra rồi chuyển cho khách kiểm tra và xác nhận.
  • Bước 6: Đưa ra thông báo chính thức về số tiền mà khách hàng cần phải trả.
  • Bước 7: Tiến thành thủ tục thanh toán. Trong trường hợp, đối tượng thanh toán là công ty thì yêu cầu khách hàng ký vào hóa đơn để bàn giao lại cho công ty. 
  • Bước 8: Nhân viên lễ tân nhận lại chìa khóa phòng, sau đó bàn giao lại các giấy tờ đã lưu giữ và bưu kiện cho khách. Khách hàng giao trả lại chìa khóa, khách sạn kiểm tra tình trạng phòng và các dịch vụ phòng kèm theo.
  • Bước 9: Cập nhật trạng thái phòng mà khách vừa trả lên hệ thống thông tin quản lý.
  • Bước 10: Bàn giao cho khách phiếu đã check out thành công để nhân viên hành lý khách sạn vận chuyển đồ giúp khách ra xe.
  • Bước 11: Nhân viên lễ tân hỏi thăm và hỗ trợ khách tìm xe rời đi nếu cần.
  • Bước 12: Chào tạm biệt khách và chúc khách thượng lộ bình an.

check out/check in khách sạn

Tham khảo : 3 phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất, tối ưu thời gian và hiệu quả

Các phần mềm check out/check in khách sạn tốt nên dùng

Hiện nay có rất nhiều phần mềm check out/check in khách sạn tốt và được nhiều đơn vị tin tưởng, sử dụng như Smile, Memo, Sophia PMS, Intelio, Skyhotel, Ezcloud, Express Check,.. 

Tuy nhiên hôm nay BeeHotel xin giới thiệu tới các bạn TOP 5 phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất, nhiều tính năng, hữu dụng nhất hiện nay được rất nhiều khách sạn lớn sử dụng.

1/ Phần mềm check out/check in hotel Smile

Hệ thống phần mềm check out/check in khách sạn Smile là công cụ quản lý khách sạn hiệu quả dành cho tất cả các loại khách sạn, từ khách sạn mini cho đến khách sạn hàng nghìn phòng.

phần mềm check out/check in khách sạn

Check in phần mềm Smile cung cấp nhiều tính năng khác nhau trong việc check out/check in khách sạn:

  • Smile FO: Hỗ trợ bộ phận Lễ tân, thực hiện các công việc đặt phòng, check-in, check-out, thanh toán, quản lý thông tin lưu trú của khách hàng,… sẽ được nhân viên Lễ tân quản lý dễ dàng hơn.
  • Smile Booking: Hỗ trợ bộ phận Đặt phòng trực tuyến, quản lý chi tiết toàn bộ thông tin khách hàng từ khách lẻ cho đến khách đoàn, chặt chẽ, đầy đủ, tránh xảy ra sai sót. Không chỉ vậy, việc đặt phòng cho khách đoàn cũng trở nên dễ dàng hơn và Rooming List có thể được nhập vào từ Excel ngay.

phần mềm check out/check in khách sạn

  • Smile BO: Hỗ trợ bộ phận Tài chính – Kế toán, hệ thống quản lý tài chính, kế toán, công nợ không còn khiến nhân sự thuộc các bộ phận này đau đầu với những con số nữa. Ngoài ra, Smile BO cũng hoạt động đồng thời với nhiều hệ thống tài khoản nên giúp cho việc hệ thống báo cáo nhanh chóng và chính xác hơn. Khi có nhu cầu chỉnh sửa báo cáo, phần mềm Smile BO vẫn sẽ đáp ứng.
  • Smile POS: Hỗ trợ bộ phận Thu ngân và F&B, quản lý menu, khách hàng, nhà cung cấp, đối tác khác,…

phần mềm check out/check in khách sạn

2/ Sky Hotel

Sky Hotel được biết đến là phần mềm check out/check in khách sạn online chuyên nghiệp, được thiết kế để dễ sử dụng, nhanh chóng sử dụng được mà không cần phải rành về công nghệ máy tính. Nhân viên lễ tân chỉ mất 10 – 15 phút thao tác làm quen và sử dụng thành thạo phần mềm.

phần mềm check out/check in khách sạn

Phần mềm với nhiều tính năng và lợi ích:

Tự tạo và quản lý nhiều khách sạn: Bạn có thể tạo một hay nhiều khách sạn khác nhau trong cùng một tài khoản. Skyhotel có thể tính toán doanh thu, lợi nhuận riêng cho từng khách sạn hoặc tổng hợp các khách sạn.

phần mềm check out/check in khách sạn

Sơ đồ tự động cập nhật thời gian thực: Các thông tin thời gian khách lưu trú, Danh sách khách sắp vào, ra được tự động cập nhật theo thời gian thực, tức là các thông số tự động cập nhật từng phút một. Điều này sẽ tăng năng suất sử dụng phòng đáng kể, đặc biệt là các ngày lễ tết,vì bạn biết được Phòng nào sắp check-out, phòng nào sắp Check-in, quá giờ bao lâu…

phần mềm check out/check in khách sạn

3/ Sophia PMS

Phần mềm Sophia PMS là sản phẩm thuộc công ty Sophia Software Solutions tại thành phố Đà nẵng, đã có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh phát triển phần mềm cho trong và ngoài nước. Sophia PMS được đánh giá là sản phẩm có tính ổn định cao, giá cả hợp lý, phù hợp cho nhiều mô hình kinh doanh khách sạn, căn hộ, và nhà nghỉ.

phần mềm check out/check in khách sạn

Một số phân hệ của phần mềm check out/check in Sophia PMS

  • FO: Quản lý lễ tân
  • Reservation : Quản lý đặt phòng
  • HouseKeeping: Quản lý buồng phòng
  • Cloud Menu POS : Quản lý nhà hàng – spa 
  • Quản lý tồn kho
  • Quản lý công nợ nhà cung cấp và công nợ khách hàng
  • Ứng dụng quản lý trên điện thoại – iOS và iPhone 

phần mềm check out/check in khách sạn

Một số ưu điểm của phần mềm check out/check in khách sạn Sophia PMS

  • Giao diện dễ học và dễ sử dụng
  • Nghiệp vụ lễ tân chuẩn mực, triệt tiêu hoàn toàn các lỗi thông thường của người dùng
  • Cách tính tiền lĩnh hoạt cho nhiều mô hình kinh doanh
  • Khách sạn: tính tiền hằng đêm, linh hoạt set giá hằng đêm, phụ thu, chuyển phòng, gộp bill và tích bill chưa bao giờ đơn giản hơn
  • Căn hộ dịch vụ: tính tiền theo tháng, dễ dàng thêm tiền điện nước và vệ sinh đơn giản và chính xác
  • Khách sạn mini và nhà nghỉ: tính tiền giờ tự động, dễ dàng set giá giờ, qua đêm hoặt ngày đêm, tự tính tiền phụ thu late check out
  • Chung cư – văn phòng: tính tiền theo tháng, các dịch vụ gia tăng như phòng hộp, in ấn. Quản lý hợp đồng
Hệ thống báo cáo
  • Sophia PMS cũng cấp nhiều báo cáo phù hợp cho nhiều mô hình kinh doanh khách sạn, báo cáo chi tiết đến từng đối tác kinh doanh, từng đêm, thông kê giá bán bình quân, báo cáo dự báo tình hình kinh doanh
  • Báo cáo chi tiết việc hũy phòng, no-show, thay đổi giá phòng
  • Ngoài những chức năng cơ bản, Sophia PMS nổi bật với khả năng kết nối hệ sinh thái kinh doanh khách sạn trong thời đại công nghiệp 4.0 và điện toán đám mây
  • Kết nối 2 chiều Hotel Booking Engine và các kênh bán hàng online (OTA) – Channel Manager như Booking.com, Airbnb, Agoda và Expedia
  • Kết nối hệ thống điện – khóa từ trong khách sạn
  • Ứng dụng quản lý trên điện thoại thông minh iPhone và Android cung cấp hoạt động của khách sạn

4/ Phần mềm check out/check in Ezcloud Hotel

Đây là phần mềm mang đến sự đột phá cho ngành quản lý khách sạn với ứng dụng công nghệ điện toán đám mây vào các phần mềm quản lý. Phần mềm Ezcloud Hotel là một giải pháp thông minh giúp cho công việc quản lý khách sạn đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Không cần phải vùi đầu vào đống sổ sách hay những chiếc máy tính đồ sộ, các chủ khách sạn giờ đây chỉ cần một chiếc smart phone, ipad, tablet,…dù cho bạn có ở bất cứ nơi đâu cũng có thể dễ dàng quản lý khách sạn của mình. Đặc biệt của phần mềm Ezcloud Hotel là có hỗ trợ offline, nên khi gặp sự cố mất mạng thì bạn vẫn có thể quản lý bình thường.

phần mềm check out/check in khách sạn

Phần mềm này, giúp cho nhà quản lý dễ dàng tổ chức hoạt động khách sạn, quy trình đặt phòng của khách hàng, kiểm soát hệ thống buồng phòng. Bên cạnh đó, nó còn có thể tổ chức và giúp nhà đầu tư quản lý một chuỗi khách sạn trên cùng một hệ thống, một tài khoản. Đồng thời, công việc kiểm soát người dùng, theo dõi tình hình tài chính của khách sạn cũng trở nên dễ dàng hơn.

phần mềm check out/check in khách sạn

5/ Phần mềm check out/check in Opera Hotel

Opera Hotel là phần mềm đáp ứng mọi chuẩn mực của khách sạn, được xây dựng tương thích với các hệ điều hành của Windows hiện nay, với font chữ unicode cơ sở dữ liệu là SQLServer 2008, giao diện là công nghệ .NET.

phần mềm check out/check in khách sạn

Phần mềm check out/check in khách sạn Opera Hotel có đầy đủ các chức năng nghiệp vụ cho khách sạn/resort từ 2 đến 5 sao từ đặt phòng, kinh doanh, lễ tân, thu ngân, buồng phòng, nhà hàng,… cho đến báo cáo thống kê, hỗ trợ thanh toán theo nhiều hình thức: tiền mặt, thẻ tín dụng, công nợ,

phần mềm check out/check in khách sạn

Hỗ trợ đa ngôn ngữ, giao diện đẹp và thân thiện giúp người dùng tiếp cận nhanh chóng và làm việc dễ dàng hơn. Hệ thống phần mềm cho phép quản lý theo người sử dụng, phân quyền chặt chẽ cho từng nhân viên, toàn bộ cơ sở dữ liệu trong hệ thống được sao lưu và có thể phục hồi dễ dàng, báo cáo thống kê đầy đủ, chính xác và có thể dễ dàng xuất sang các file có định dạng khác.

Với phần mềm check out/check in khách sạn Opera các chủ đầu tư có thể tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro khi quản lý bằng giấy tờ, nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh cho nhà hàng, khách sạn.

check out/check in khách sạn

Như vậy, trong số những phần mềm check out/check in khách sạn nêu trên có những phần mềm dành cho khách sạn lớn, chuyên nghiệp và cho khách sạn nhỏ, khách sạn mini miễn phí. Tùy vào mô hình kinh doanh, yêu cầu thực tế và mục đích sử dụng mà các bạn có thể lựa chọn cho khách sạn của mình một phần mềm khách sạn ưng ý.

Nếu còn bất cứ thắc mắc gì về hệ thống quản lý khách sạn, cách sử dụng phần mềm check out/check in khách sạn các bạn hãy liên hệ ngay tới BeeHotel để được các chuyên gia của chúng tôi tư vấn, hỗ trợ trực tiếp nhé !

Tham khảo thêm: Tổng hợp top 7 app đặt phòng khách sạn tốt nhất nên dùng

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *